Aumentar a qualidade dos serviços oferecidos e diminuir as despesas: esses são os principais desafios para empresas de qualquer ramo. No período de crise econômica e política enfrentado pelo país, tais metas estão presentes no dia a dia de quase todos os profissionais.

O objetivo é que o negócio permaneça no topo, com sucesso e qualidade nos serviços oferecidos. E reduzir custos no RH não é uma missão diferente — saber como fazer isso é muito importante!

As companhias costumam adotar políticas em suas atividades cotidianas. Exigir que sempre sejam feitos três orçamentos antes de contratar algum fornecedor, para fechar com aquele que ofereça o preço mais em conta e levando em consideração o custo-benefício, pode ser um exemplo. Mas existem outras estratégias.

O RH é fundamental para que a empresa mantenha-se sempre competitiva no mercado. Investir no capital humano é essencial para que os líderes estejam atentos aos custos que envolvem seu funcionamento.

A seguir, abordaremos 5 dicas simples para se reduzir custos. Continue a leitura e confira!

1. Automatize os processos

De nada adianta investir nas mesmas situações utilizando-se o velho argumento de que “tudo deu certo até então”. O setor de RH das empresas está cada vez mais dinâmico e precisa, necessariamente, acompanhar as movimentações que ocorrem dentro de sua área de interesse.

No entanto, para que isso seja possível, alguns processos devem ser automatizados, com o objetivo de que a eficácia e a agilidade sejam garantidas durante a execução. Sob essa ótica, apostar no alinhamento das reais necessidades dos colaboradores com a intranet pode ser uma interessante solução.

É importante que determinadas solicitações possam ser efetuadas no próprio portal utilizado pelos funcionários. Um exemplo é o preenchimento de formulários para realizar o pedido de férias.

Oferecer, por meio da intranet, documentos digitais e comprovantes de pagamento também pode reduzir gastos com impressão. Além disso, tal ação contribui de forma positiva para o meio ambiente. 

Desse modo, investir na automação dos processos pode até ter como consequência o aumento das despesas em um curto prazo, mas é certo de que, em médio a longo prazo, esse investimento inicial compensará o gasto. Isso sem contar que haverá várias retenções de recursos.

2. Considere a terceirização de serviços 

Insistir em realizar algumas atividades rotineiras como forma de reafirmar o setor de Recursos Humanos pode comprometer, além da produtividade, a imagem do departamento. Por essa razão, outra maneira eficiente de reduzir custos é terceirizar alguns serviços que comprometem, de forma significativa, o papel estratégico do RH dentro da empresa.

Entre esses processos, destacam-se os de recrutamento, admissão, demissão, processamento da folha de pagamento, entre outros. Além deles, há mais serviços internos que podem ser terceirizados — assim, os encargos trabalhistas ficam sob a responsabilidade da companhia contratada —, como:

  • recepção;
  • limpeza;
  • manutenção diária;
  • portaria (e mais alguns outros exemplos nesse ramo).
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3. Use a tecnologia a favor da otimização de processos 

A tecnologia também pode ser uma importante aliada para otimizar recursos e, consequentemente, melhorar a gestão de pessoas. Isso porque ela possibilita a diminuição da burocracia, além de aumentar a rapidez na execução de algumas tarefas.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode garantir a agilidade na contratação, nas demissões e no desenvolvimento de pessoal, caso esses serviços não sejam terceirizados. Além disso, documentos digitalizados e todos os arquivos organizados são sinônimos de praticidade e modernidade.

Como dito anteriormente, a empresa torna-se sustentável e competitiva perante o mercado. Arquivos de imagens e som, banco de dados, atualização de cadastros, entre outros pontos, podem ser acessados com praticidade e rapidez de qualquer local desejado, reduzindo custos com impressões e cópias. 

A comunicação por meio eletrônico é outra iniciativa que diminui as despesas, além de facilitar o intercâmbio de ideias e reduzir a quantidade de ligações telefônicas. Seja pela internet ou intranet, podem ser disponibilizados treinamentos que aliam diversos tipos de mídias (aulas em ambientes virtuais, salas interativas, vídeos etc.).

Assim, o próprio colaborador faz seu cronograma de estudos. E, por outro lado, a empresa diminui os gastos com a alimentação e a hospedagem. 

4. Capacite a equipe para reduzir custos no RH 

Já vimos como a capacitação dos colaboradores, quando aliada à tecnologia, pode ser um fator importante para a redução de custos. No entanto, o próprio treinamento também é uma maneira para diminuir as despesas no departamento de Recursos Humanos. 

Um erro muito comum nos RHs das empresas é acreditar que não capacitar sua equipe é uma maneira de enxugar os gastos. O que poucos sabem, porém, é que tal atitude só alimenta futuros prejuízos para o time.

Não investir nos colaboradores é arcar diretamente com a ausência do capital intelectual, colocando em risco a disponibilidade dos melhores talentos. Portanto, é necessário realizar treinamentos para obter um setor mais estratégico, além de utilizar os colaboradores como multiplicadores de conhecimento.

Tal prática eleva a motivação da equipe e o reconhecimento entre seus membros, reduzindo custos com facilitadores externos. Isso sem contar, é claro, com a valorização do conhecimento obtido.

5. Elimine desperdícios 

Parece até um pouco óbvio, mas eliminar desperdícios pode ser a melhor maneira de reduzir custos no RH. Geralmente, as pessoas têm uma ideia de que diminuir o consumo de energia elétrica ou das matérias-primas da empresa pode ser o suficiente.

Elas se esquecem, no entanto, de que o tempo deve ser o maior desperdício evitado. Assim, sem seguir as dicas que apresentamos neste artigo e não otimizando o tempo da equipe, o período gasto pode custar muito caro para a companhia. 

Os estoques também são outras maneiras de economizar. Ter gargalos no meio do processo implica nos desperdícios já mencionados anteriormente: tempo, energia e matéria-prima.

Como você pôde perceber, com algumas dicas simples, é possível reduzir custos no RH e tornar o setor cada vez mais estratégico dentro da organização. Os Recursos Humanos são essenciais tanto para o funcionamento do negócio quanto para garantir um rápido alcance de metas e objetivos.

Gostou de nosso conteúdo? Que tal, agora, entender um pouco mais sobre os indicadores de RH? Boa leitura e até a próxima!