Desde que a internet se popularizou, as tecnologias não param mais de aparecer, sendo fundamentais e assumindo um papel cada vez mais importante em nosso cotidiano. Uma revolução desse porte não deixaria de impactar, também, o setor empresarial. Essas inovações permitem que as empresas alcancem maior eficiência na gestão, reduzindo custo e aumentado a projeção no mercado. Esse avanço possibilitou a Automação de processos de RH.

Paralelamente, o setor de recursos humanos também passou a ocupar um espaço de grande importância dentro das empresas, principalmente no ponto de vista estratégico. No entanto, há uma série de processos que ainda se constituem de atividades burocráticas, mas que são essenciais para o bom andamento das organizações.

A automação de processos no RH foca principalmente nessas tarefas. Com a utilização de ferramentas apropriadas, as equipes passam a ter mais disponibilidade para elaborar estratégias focadas nos objetivos do negócio. Pensando nisso, neste post abordaremos a automação desses processos, além de apresentar algumas de suas vantagens. Continue a leitura!

Como funciona a automação de processos no RH? 

Existem alguns processos nos quais a automação pode ser uma ótima aliada do RH. Selecionamos os principais:

Contratação e desligamento 

Os processos de contratação e desligamento de funcionários envolvem diversos trâmites, como um cuidado maior com os prazos, além de exigências de determinados documentos e procedimentos que, se realizados de maneira incorreta, podem gerar até mesmo multas para a empresa.

Utilizar a tecnologia como aliada pode auxiliar nas contratações, centralizando a postagem das vagas, a seleção dos candidatos por meio do perfil desejado, além de reduzir o tempo gasto pelos recrutadores.

É comum que as empresas também tenham um gasto significativo com a demissão de funcionários, que será reduzido caso a contratação seja mais eficiente. 

Registro dos colaboradores

A atualização constante dos registros dos colaboradores, além de ocupar um espaço físico significativo, exige um cuidado especial dos colaboradores de RH. Essa necessidade vem da constante frequência em que a empresa consulta os dados dos seus colaboradores para as diversas tarefas cotidianas associadas à gestão de pessoas. Por essa razão, os registros eletrônicos passam a otimizar o espaço, além de tornar mais fácil o acesso aos principais dados dos funcionários.

Treinamentos

Todos sabem a importância que os treinamentos têm para as empresas. É por meio da capacitação dos funcionários que os talentos são retidos com maior eficácia, além de contribuir significativamente para a estratégia da empresa. A automatização também pode ser uma aliada nesse sentido, permitindo aos líderes e gestores um gerenciamento desses assuntos, garantindo uma maior efetividade desses processos.

Quais as vantagens de automatizar processos de RH?

Como você já pôde perceber, automatizar processos de RH só tende a trazer benefícios para a empresa em questão. Explicaremos mais detalhadamente as principais vantagens. Confira! 

1. Segurança dos dados 

Caso a empresa foque os seus dados exclusivamente em arquivos e papéis, ela corre um sério risco de que se perca informações cruciais. Automatizando esses processos, os dados podem ficar salvo em nuvem, sem se preocupar com perda de documentos ou com danos no computador. É possível, ainda, limitar o acesso a alguns tipos de dados, assegurando total sigilo do setor. E, como você sabe, a privacidade é fundamental para que o RH conquiste a confiança de todos os colaboradores.

O controle rígido das informações de todos os funcionários protege não somente a empresa, como também todos os colaboradores. Arquivos físicos, além de ocupar muito espaço na organização e terem o risco de perda, podem ser danificados com o tempo: problemas esses que não estarão em pauta com o armazenamento digital dessas informações. 

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2. Otimização de processos

Ao utilizar a tecnologia como aliada no setor de RH, é possível integrar todo o processo para que tenha mais insights do negócio, além de definir perfis mais adequados para as vagas em questão. É possível, assim, identificar quais são os melhores canais, qual deles será capaz de trazer bons funcionários e até mesmo descobrir a melhor forma de atrair esses colaboradores. Tudo por meio dos dados de uma ferramenta, de maneira otimizada.

3. RH mais estratégico

A partir do momento em que processos são otimizados, é possível dedicar o tempo de sua equipe em tarefas mais estratégicas em vez das operacionais. Além de aumentar a produtividade do time, os funcionários terão disponibilidade para realizar funções mais pertinentes, focando em trazer mais resultados para a empresa como um todo. Como consequência, o RH terá um papel mais estratégico para a organização.

4. Melhoria no fluxo das informações 

Além da organização das informações, a automação de processos no RH permite uma melhor comunicação dentro da empresa, pois é possível compartilhar dados importantes a todos os interessados de maneira prática. Em adição a isso, existe a facilidade de acesso a dados, independentemente dos funcionários estarem presentes na empresa ou não.

5. Acompanhamento de desempenho

Acompanhar o desempenho dos funcionários e gerar indicadores é essencial para que o plano de carreira seja executado de maneira eficiente. No entanto, muitas vezes pode existir a dificuldade em encontrar dados e estatísticas de avaliação de algum período específico. Problema esse que pode ser resolvido automatizando os processos. Assim, fica mais fácil acompanhar o desempenho dos colaboradores ao longo do tempo.

É possível, também, gerar indicadores sobre o impacto que as estratégias e ações do setor de RH causam na empresa de maneira mais abrangente. Por essa razão, pode-se melhorar o reconhecimento do trabalho de toda a equipe pelos funcionários, gestores e diretoria da empresa.

6. Informações atualizadas

As informações importantes do colaborador, como números de contato de emergência e o seu endereço residencial, precisam estar constantemente atualizadas. Manualmente, esse trabalho é desgastante e demorado. Automatizando o processo, é possível que os próprios funcionários preencham formulários digitais, atualizando todos os dados existentes. O RH precisará, apenas, aprovar essa atualização, além de integrar as informações com o sistema.

Está convencido da importância da automação de processos no RH dentro de uma empresa? Além de aumentar a produtividade da equipe, é possível com que esse setor tenha um papel muito mais estratégico dentro da organização, trazendo melhorias para os colaboradores de RH e até mesmo para os ganhos da empresa.

Agora que você já sabe de todas essas vantagens, que tal se aprofundar em como implantar o RH estratégico em sua empresa? Boa leitura!

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