Como melhorar a comunicação corporativa em empresas com funcionários remotos?

Uma empresa de transporte normalmente tem parte de seus funcionários trabalhando fora do espaço comum, deixando o ambiente físico da empresa para cumprir uma determinada tarefa externa. No entanto, essa condição gera uma grande preocupação por parte de gestores e seus colaboradores, pois é um desafio ter uma comunicação corporativa eficaz a distância.

Com a tendência do trabalho remoto, as organizações precisam buscar estratégias que auxiliam nesse processo, visando garantir a harmonia e a satisfação da equipe e, consequentemente, bons resultados.

Pensando nisso, preparamos este artigo para orientá-lo sobre como gerenciar da melhor forma a rotina dos colaboradores remotos e assegurar uma comunicação efetiva. Acompanhe!

Desafios de uma boa comunicação corporativa

Atualmente, as empresas que trabalham com funcionários remotos estão se tornando cada vez mais comuns no Brasil e no mundo. Contudo, manter uma boa comunicação corporativa a distância exige muita atenção, pois sem um espaço comum para a equipe, no momento da interação há o risco de uma determinada informação ser mal interpretada e afetar de maneira negativa os negócios da empresa.

Por isso, é fundamental que o gestor busque agregar mais valor ao trabalho, mantendo os funcionários bem informados, capacitados e atuando de forma alinhada e conjunta aos objetivos da organização. 

Dessa forma, além da equipe se sentir como parte importante do todo e saber o propósito da empresa, ela também conseguirá identificar com mais clareza suas contribuições, diretas ou indiretas, para os resultados.

Dicas para acertar na comunicação corporativa

Se você ainda não sabe como conduzir de forma assertiva a comunicação corporativa, vale a pena conferir algumas estratégias que auxiliam nesse processo. Veja a seguir as principais dicas que preparamos para você.

Faça reuniões periódicas

Realizar reuniões periódicas facilita significativamente a comunicação entre os membros da equipe. Porém, no caso do trabalho remoto, encontros improdutivos e muito longos devem ser evitados. Isso porque, independentemente do nível de hierarquia na empresa, esse modelo de reunião se torna cansativa e tende a irritar e desmotivar os funcionários.

Para reverter esse quadro, vale a pena investir nos encontros periódicos e com formato mais moderno, que envolvam a participação de todos, se possível até mesmo na organização. As reuniões em vídeo e em tempo real são uma opção bastante interessante para ajudar na comunicação de uma maneira mais ágil. Assim, além de o gestor se aproximar dos seus funcionários e conhecê-los melhor, as pessoas se tornam menos reativas e mais receptivas à interação.

Elabore (bons) materiais didáticos

Os resultados qualitativos e quantitativos de uma organização podem ser impactados e mensurados por meio da comunicação verbal e não verbal.

Para que as mensagens sejam entendidas de forma clara pelos funcionários, é importante elaborar alguns materiais didáticos que estimulem o potencial cognitivo do colaborador para entender possíveis mudanças de gestão ou produção e até mesmo os impactos operacionais ou de negócio.

Dessa forma, a resistência a mudanças tende a diminuir e a atenção será redobrada, caso seja necessário alguma alteração no sistema de gestão da empresa ou treinamentos por parte dos colaboradores.

Favoreça a integração com e entre os funcionários

Quando a empresa divulga algum dado, ela espera que os funcionários acessem e compreendam a informação da forma mais clara possível. Porém, muitas vezes por falta de interação entre os gestores e a equipe, essa mensagem pode chegar distorcida e ser mal compreendida, resultado de um fenômeno conhecido como “ruído de comunicação”. Uma das estratégias para evitar que isso aconteça é solicitar a participação de alguns colaboradores-chave na composição da mensagem, antes de qualquer publicação.

Essa ação traz resultados positivos, pois permite que diferentes membros da equipe digam como ajudar, o que se pode melhorar e como fazer para que determinado objetivo seja alcançado. Dessa forma, a empresa pode garantir que a mensagem será devidamente entregue e compreendida pelos demais funcionários.

Estimule encontros informais entre os membros

As reuniões periódicas fazem parte de qualquer organização, pois viabilizam que os colaboradores saibam como se encontra o desenvolvimento da empresa e seus resultados. Contudo, para ter uma comunicação corporativa eficaz, uma das estratégias adotadas é estimular encontros informais entre os membros da equipe.

Além de divulgar alguma novidade sobre a empresa, como um novo procedimento, ainda que esse não seja o objetivo primeiro do encontro, o gestor também pode se informar sobre outros aspectos relacionados à vida pessoal dos funcionários, como problemas financeiros, doenças na família e até mesmo algumas atividades de lazer.

Essa atitude promove uma maior interação entre a equipe e seus líderes e faz com que os indivíduos reconheçam a organização não somente como um local de trabalho e assuntos profissionais.

Valorize os seus colaboradores

Para que um colaborador se sinta engajado no seu trabalho, é essencial que a empresa busque valorizar o desempenho de cada indivíduo. Estimular o funcionário, além de melhorar a comunicação corporativa da empresa, ajuda a alcançar metas e faz com que se sinta mais motivado para o serviço. No entanto, para isso, é necessário oferecer incentivos, como redução de jornada, recreação no momento de descanso e bônus por produtividade.

Além disso, também é interessante realizar frequentemente uma pesquisa com os colaboradores, para entender o que eles pensam da empresa, ouvir seus feedbacks e principalmente as sugestões de melhorias. Isso ajuda a melhorar a comunicação e também faz com que o funcionário se sinta realmente parte da empresa, aumentando a sua receptividade às mensagens corporativas e a sua produtividade.

Invista na comunicação formal (mesmo a distância)

Outra maneira de garantir uma boa comunicação é estabelecer canais oficiais de divulgação das informações corporativas, sempre tendo como foco o alcance dos objetivos da organização.

Uma das ferramentas mais utilizadas atualmente e que favorece principalmente a comunicação a distância é a internet, seja via e-mail, rede interna ou até mesmo mídias sociais. Mas também é possível investir em blogs, murais eletrônicos e TV corporativa. Esses canais viabilizam o acesso de todos os funcionários, inclusive os de trabalho remoto ou home office, às estratégias, metas e resultados da empresa e às responsabilidades dos colaboradores no processo.

Aposte na comunicação sincronizada

Com o avanço da tecnologia, hoje em dia é muito comum as empresas se comunicarem através de chats internos, grupos de Whatsapp e (novamente) mídias sociais, pois são formas mais simples e gratuitas de enviar (e receber) mensagens. E existem muitas outras ferramentas e canais de comunicação, que oferecem a cada membro da equipe acesso rápido e fácil para debater ideias e conseguir informações em tempo hábil.

Todas essas estratégias podem facilitar tanto a implementação da comunicação corporativa, como também contribuir para a segurança e integridade dos funcionários remotos. No entanto, elas precisam ser bem definidas para que as informações possam ser transmitidas e compreendidas pelo receptor. Caso contrário, poderá resultar em uma comunicação não efetiva e prejudicar o desenvolvimento da organização.

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